Projektinhallinta ajanhallinnan tukena
väliKäännöstyö on prosessi, joka koostuu eri vaiheista. Kuten luvun 2 Mietitty prosessi -alaluvussa todetaan, ”Kielipalveluyrittäjän toiminta muodostuu selkeästi mietityistä työvaiheista”. Prosessin vaiheita voivat olla esimerkiksi
- tarjouksen laatiminen (ks. Tarjous ja vastatarjous luvussa 8)
- toimeksiannon suorittaminen (ks. luvun 2 alaluku Käännösprosessin vaiheet)
- tiedostonhallinta
- raportointi
- laskutus.
Projektinhallinnassa kriittisintä on asioiden organisointi ja priorisointi. Tehokas projektinhallinta merkitsee sitä, että pystyy hahmottamaan projektin kokonaisuuden ja sen, milloin on kriittistä paneutua mihinkin osaan tätä kokonaisuutta ja millä työpanoksella. Tähän ei ole mitään yhtä parasta tapaa, vaan keskeistä on varmistaa, että asiat pysyvät hallinnassa ja ajan tasalla itselle luontevalla tavalla. Luvun 3 alaluvussa Ajanhallinta on runsaasti vinkkejä tehokkaaseen ajanhallintaan.
Jos työstää vain yhtä projektia kerralla, on helpompi hahmottaa, milloin mikäkin projektin osa tai vaihe tulee suorittaa ja miten työ etenee. Jos käynnissä on monta projektia samaan aikaan, on usein etua jonkinlaisesta apuvälineestä ajan- ja tehtävienhallinnan tueksi. Tähän on lukemattomia niin paperisia kuin sähköisiä vaihtoehtoja. Kannattaa valita sellainen, josta itse helpoiten hahmottaa kokonaiskuvan, oli se sitten liimalappukokoelma tai tuliterä projektinhallintasofta. Olennaista on, ettei suorita tehtäviä vain oman muistinsa varassa ja silloin, kun ne kaatuvat päälle.
Työmäärän ja työvaiheiden seuraamiseen on monta hyvää syytä, kuten:
- Odottamattomiin viivästyksiin reagointi nopeutuu.
- Yllättävien tilanteiden vaikutuksen arviointi prosessiin helpottuu.
- Työn kannattavuuden arviointi helpottuu.
- Aikaa ei haaskaudu jatkuvaan tilanteen tasalle pääsemiseen.
Ylipäänsä seuranta auttaa pitämään pakan kasassa haastavissakin tilanteissa. Jos on useita samanaikaisia, eri tahtia eteneviä projekteja, joihin liittyy niin käännettävää, kielentarkistettavaa, päivitettävää, oikoluettavaa, kommentoitavaa kuin viimeisteltävääkin, ja sitten väliin tulee vielä kiireellinen pikatyö, tehokas projektinhallinta auttaa pysymään kärryillä ja estää suistumasta ojaan.