Valitse sivu

Tiedonhallinta

Tehokas projektinhallinta edellyttää ajan tasalla pysymisen lisäksi myös sitä, että projektiin liittyvät tiedot ovat nopeasti saatavilla. Tässä auttaa jonkinlainen tiedostorakenne tietojen tallentamiseen. Jos koneella on kasa tiedostoja nimettynä tyyliin Asiakirja 5.docx tai Final Draft v4.docx, on todella vaikeaa löytää tarvitsemaansa nopeasti. Sen sijaan jos on esimerkiksi asiakaskohtaiset pääkansiot ja niiden alla projektien tai muun jaottelun mukainen kansiorakenne, homma nopeutuu huomattavasti. Hyvä käytäntö on myös merkitä yhdenmukaisesti käännöksen eri vaiheet, esimerkiksi jos alkutekstiä on päivitetty ja käännöstä sen pohjalta.

Sähköpostiviestejä voi merkitä lipuilla tai tähdillä tai siirtää niitä aiheen mukaisiin kansioihin tai voi vain siivota kaiken muun kuin kriittisen pois Saapuneet-kansiosta. Ei kannata luottaa siihen, että se kriittinen viesti löytyy helposti sadan muun viestin joukosta vielä viikko saapumisen jälkeen tai että välttämättä muistaa koko viestin olemassaoloa. Sähköpostiohjelman hakutoimintokaan ei aina toimi optimaalisesti. Myös raportointi ja laskutus helpottuvat, kun tarvittava tieto löytyy nopeasti.

Joissakin tapauksissa voi olla hyötyä erilaisista taulukoista esimerkiksi Excel-tiedostossa. Siihen voi merkitä vaikkapa laajemman tekstin eri osien aikataulutietoja, tiedostonimiä ja muita tarkentavia tietoja.