TARJOUS JA VASTATARJOUS
Tarjouksen tulee sisältää ainakin seuraavat asiat: tarkka kuvaus tarjottavan palvelun sisällöstä, hinta (arvonlisävero eriteltynä), toimitusaika, miten kauan tarjous on voimassa ja mitkä ovat maksuehdot. Palvelun kuvauksesta on hyvä tulla ilmi, mikä työ on kyseessä (käännös/oikoluku/tulkkaus jne.), mikä on kielipari, missä muodossa työ toimitetaan, sisältyykö hintaan lisäpalveluja, kuten oikoluku, termityö, layoutin tarkistus tms. Tarvittaessa tarjoukseen voi liittää yleiset sopimusehdot (esim. SKTL:n Käännöstöiden yleiset sopimusehdot). On tärkeää kirjoittaa auki normaalitkin käytännöt, esimerkiksi että tämä toimitusaika on voimassa, jos hyväksytte tarjouksen tiettyyn päivään mennessä tai että tarjous sisältää yhden maksuttoman kommentointikierroksen. Myös käännettävän materiaalin myöhästymisen seuraukset on hyvä määrittää heti tarjouksessa. Jos asiakas ei toimita sinulle materiaaleja ajoissa, sinulle aiheutuu tyhjäkäyntiä, joka asiakkaan on korvattava.
Lue aina kilpailutuksissa tarjouspyyntö huolellisesti läpi ja varmista, että vastaat kaikkiin sen mainitsemiin kohtiin. Vaikka tarjouksesi olisi muuten kuinka hyvä, niin jos se ei ole tarjouspyynnön mukainen, se saatetaan hylätä saman tien. Joskus kilpailutuksissa edellytetään erilaisia ehtoja kuin itse olet tottunut noudattamaan. Mieti silloin, oletko valmis toimimaan pyytäjän mainitsemalla tavalla – jos et, älä jätä tarjousta.
Asiakas voi tehdä tarjoukseesi vastatarjouksen, mikäli tämä halutessaan esimerkiksi neuvotella jostakin tarjouksen yksityiskohdasta. Alihankintapuolella on käytössä hyvin erilaisia tapoja. Joidenkin kanssa hinnat neuvotellaan tilauskohtaisesti, jolloin tarjouskäytäntö on vastaava samanlainen kuin suorankin asiakkaan kanssa. Toisten kanssa on voitu sopia kiinteät hinnat, jolloin asiakas tarjoaa työtä valmiiksi tietyin hinta- ja toimitusaikaehdoin. Tässäkin tapauksessa voit silti aina neuvotella sekä hinnasta että aikataulusta.
Jos et halua tehdä tarjousta tai ottaa vastaan tarjottua työtä, on parasta olla rehellinen ja vedota esimerkiksi täyteen tilauskirjaan tai siihen, ettei työ kuulu erikoisalaasi. Näin säilytät ovet avoimina seuraaville toimeksiannoille. Yksi tapa torjua vähemmän miellyttävä tarjouspyyntö on nostaa hinta niin korkealle, ettei työtä harmita tehdä, jos asiakas tarttuisikin korkeampaan tarjoukseen. Ja aina voit ohjata asiakkaan kollegallesi – asiakas arvostaa ratkaisua ja muistaa tämän myöhemminkin. Lisäksi myös kollegasi voi arvostaa työtarjousta.