Kun on vuosia työllistänyt itsensä, ei enää tee aloittelijamaisia virheitä. Näinhän sitä voisi ajatella, mutta itsensätyöllistäjä oppii jatkuvasti uutta ja erehtyykin. Kirjoitimme Itsensätyöllistäjän oppaan erityisesti aloitteleville itsensätyöllistäjille, mutta helmikuussa 2023 ilmestyneestä kirjasta voi löytyä vinkkejä myös jo jonkin aikaa itsensä työllistäneille.

Idea kirjasta lähti meidän kahden kirja- ja käännösalan freelancerin keskusteluista, kun huomasimme, että meillä oli paljon samanlaisia kokemuksia vuosien varrelta. Kokemuksemme mukaan freelancer on valitettavan yksin ja joutuu etsimään itsensätyöllistämiseen liittyvää tietoa monista eri lähteistä. Jos tietoa ei osaa etsiä oikeasta paikasta tai jos ei ylipäätään tiedä, että jokin asia pitäisi selvittää, voi joutua maksamaan isotkin oppirahat.

Halusimme hakuteosmaisen ja helposti selailtavan oppaan, ja kokosimme kirjaan itsensätyöllistäjän kannalta tärkeät käsitteet ja niiden selitykset lyhyesti ja yleistajuisesti. Lähdimme liikkeelle omien kokemustemme kautta, ja voisi sanoa, että vuodatuksista syntyi kirja. Nimittäin osa toisillemme vuodattamistamme vastoinkäymisistä muuntui kirjaan vinkeiksi muille.

Haastattelimme kirjaa varten myös muiden alojen ammattilaisia, jotta saisimme omaa alaamme laajemman näkökulman. Eri alojen itsensätyöllistäjien vinkit – joista moni päätyi kirjaan – antoivat ajattelemisen aihetta meille kirjoittajillekin. Haastatteluista nousi esiin monenlaisia, meille kirjoittajille yllättäviäkin kokemuksia, mikä kertoo siitä, että itsensätyöllistäjien joukko on varsin kirjava. Eri aloilla on omat erikoispiirteensä, mutta toisaalta monet asiat yhdistävät ihmisiä, jotka työllistävät itse itsensä. Esimerkiksi verkostoituminen ja työssä jaksaminen ovat tärkeitä asioita alalla kuin alalla.

Varsinainen kirjoitustyö oli haasteellista yrittäjyyden, perhe-elämän ja ylipäätään elämän pyörityksessä, sillä yhteistä kirjoitusaikaa oli välillä vaikea löytää ja lisäksi asumme eri puolella Suomea. Käytännössä jaoimme kirjan sisältöä osiin, asetimme määräaikoja, kirjoitimme tahoillamme, luimme ristiin ja täydensimme tekstejä. Onneksemme saimme WSOY:n kirjallisuussäätiön apurahan, joka rohkaisi jatkamaan ja loi uskoa koko kirjaprojektiin. Apurahan turvin pystyimme uhraamaan enemmän aikaa kirjoittamiselle. 

Kaiken kaikkiaan kirjaprojekti oli mielenkiintoinen ja antoisa kokemus, ja matkan varrella jouduimme pohtimaan myös omaa itsensätyöllistäjyyttämme monelta kantilta. Tässäkin asiassa tieto lisää tuskaa, eli huomasimme monia kehityskohteita omassa toiminnassamme, mutta toisaalta kirjoittamisen lomassa syntyi paljon uusia ideoita. Olemme jatkaneet itsensätyöllistämiseen liittyvistä asioista kirjoittamista kirjan omalla sivustolla (itsensatyollistajanopas.fi).

Kootut vinkit itsensätyöllistäjälle

Selvitä, onko palvelullesi kysyntää, ennen kuin heittäydyt itsensätyöllistäjäksi. Ilman asiakkaita ei tule rahaa, jolloin toiminta on vain harrastelua.

Aina ei tarvitse perustaa yritystä. Itsensä voi työllistää eri tavoin, kuten sivutoimisesti palkkatyön ohessa tai perustamalla oman yrityksen. Selvitä, mikä tapa sopii parhaiten sinulle ja toiminnallesi. Esimerkiksi toiminimen rekisteröiminen ei ole välttämätöntä, jos toiminta on pienimuotoista.

Mieti asioita asiakkaan näkökulmasta. Asiakasta eivät välttämättä kiinnosta yksityiskohtaiset palvelukuvaukset, eikä hän kenties ymmärrä kielenhuollon ja kustannustoimittamisen eroa. Tee asiat helpoksi asiakkaalle, vaikka osaisit tarvittaessa perustella kaiken seikkaperäisesti.

Verkostoidu muiden itsensätyöllistäjien kanssa. Muihin itsensätyöllistäjiin tutustumisessa on vain hyviä puolia. Ongelmat ovat osin samoja, samoin ratkaisut. Kollegasta voi olla tukea hankalassa tilanteessa, tai hänen kanssaan voi kehittää uusia yhteistyökuvioita.

Pidä huoli itsestäsi ja omasta jaksamisestasi, sillä ilman sinua ei ole toimintaa. Epävarmuuden ja vapauden välillä tasapainoilu on toisinaan vaikeaa, ja itsensätyöllistäjä tarvitsee itsensäjohtamisen taitoja pitääkseen paketin kasassa. Palvelualttiinkin itsensätyöllistäjän on tärkeää opetella sanomaan ei.

Perehdy talousasioihin. Huolimatta siitä, onko itsensätyöllistäjällä yritystä vai ei, on hyvä selvittää, millaisia taloudellisia velvoitteita oma toiminta tuo tullessaan. Tarvittaessa kannattaa pyytää neuvoa asiantuntijalta.

Tarjous: Osta Itsensätyöllistäjän opas vielä tämän vuoden verovähennyksiin. Alennuskoodilla ITSE2023 saat kirjan Avaimen verkkokaupasta (www.avain.net) 20 €:lla (sis. ALV:n). Koodi syötetään kassalla, ja se on voimassa joulukuun loppuun asti.

Artikkelin pääkuvassa Linteri & Pelttari: Itsensätyöllistäjän opas (Avain 2023), graafinen suunnittelu: Annukka Mäkijärvi.

Sini Linteri

Suomentaja, kustannustoimittaja, FM

Sini Linteri on kielialan ammatinharjoittaja, joka ryhtyi yrittäjäksi ensin sivutoimisesti opiskeluaikana vuonna 2006. Hän on valmistunut Turun yliopistosta englannin kääntäjäksi ja tehnyt vuosien varrella vaihtelevia kielialan töitä, kuten asiatekstikäännöksiä, kirjasuomennoksia, kielenhuoltoa ja kieltenopetusta. Nykyisin hän tekee pääosin tietokirjasuomennoksia ja kustannustoimittajan töitä. Yrittäjyydessä on hänen mielestään parasta sen joustavuus eri elämäntilanteissa ja mahdollisuus kehittää osaamistaan haluamallaan tavalla.

Hanna Pelttari

Kustannustoimittaja, kielenkääntäjä, MA, FM

Hanna Pelttari on toiminut yrittäjänä vuodesta 2012, jolloin hän muutti Ouluun ja irtisanoutui työstään kustannustoimittajana. Hän on valmistunut kääntäjäksi Lontoosta ja suorittanut Suomessa englantilaisen filologian maisterintutkinnon. Vuosien varrella hän on tehnyt paljon kustannustoimittajan töitä eri kustantamoihin sekä asiatekstikäännöksiä ja tekstityksiä. Nyt hän opiskelee suomen kieltä ja kirjallisuutta työn ohessa. Hänen mielestään parasta yrittäjyydessä on mahdollisuus tehdä monenlaisia töitä.

Artikkeli Vuodatuksesta kirjaksi julkaistiin ensimmäisen kerran Kääntäjämestarin kirja.

Itsensätyöllistäjän on tärkeää huolehtia hyvästä projektinhallinnasta, jotta oma työarki sujuu. Sillä ei ole suurtakaan merkitystä, käyttääkö projektinhallintaan erityistä siihen tarkoitettua järjestelmää, Exceliä tai vaikkapa ruutuvihkoa. Tärkeintä on valita itselleen toimiva tapa järjestää toimeksiantojen tiedot siten, että kaikki tarvittava on yhdessä paikassa ja helposti löydettävissä. Kääntäjämestarin kirjan luvussa 10 käsitellään projektinhallintaa yleisesti ja sen hyötyjä itsensätyöllistäjälle. Tässä blogikirjoituksessa annan käytännön vinkkejä työkirjanpitoon ja hyvään omien toimeksiantojen hallintaan.

Meillä kieliasiantuntijoilla on harvoin työn alla tai varattuna kerrallaan vain yksi toimeksianto. Tavallisesti työkalenteri täyttyy useista rinnakkain, limittäin ja lomittain tehtävistä erikokoisista käännös- ja tulkkaustoimeksiannoista. 

Tehtävänä voivat olla yhtä aikaa esimerkiksi iso projekti, jota työstetään joka päivä muutaman viikon ajan, lukuisia pikkutöitä, jotka vievät muutamasta minuutista varttiin, sekä joitakin päivän tai parin päivän toimeksiantoja. Oikein silpputöisenä viikkona toimeksiantoja voi kertyä jopa kymmeniä. Mitä enemmän yksittäisiä töitä on, sitä tärkeämpää on pitää niiden tiedot järjestyksessä.

Projektinhallinta Excelissä

Mitä monipuolisempaa oma liiketoiminta on, sitä tärkeämpää on pitää toimeksiantojen tiedot järjestyksessä. Jos työn alla on kulloinkin aina korkeintaan yksi toimeksianto kerrallaan, projektinhallintaan voi riittää vaikka liimalappu. 

Jos asiakkaita ja toimeksiantoja taas on paljon tai jos osaan toimeksiannoista käyttää alihankkijoita, tiedot on tärkeää kirjata huolellisesti. Näin on helppo huolehtia siitä, että projektien kaikki vaiheet toteutuvat ajallaan, omien asiakkaiden laskutus tapahtuu hallitusti ja alihankkijoiden laskut pitävät paikkansa.

Suosittelen kuitenkin yksinkertaiseenkin työkirjanpitoon Exceliä, sillä siitä tietoja pystyy hakemaan ja suodattamaan eri tavoin. Blogikirjoituksen lopusta voit ladata suppean ja laajan Excel-mallin kokeiltavaksi. Työkirjanpitotiedosto on lisäksi hyvä tallentaa pilveen, jolloin työtilanteen pystyy tarkistamaan myös puhelimella silloin, kun kone ei ole mukana tai päällä. 

Projektinhallinta järjestelmässä

Projektinhallintaan on myös lukuisia sovelluksia, kuten Monday, LSP.expert ja Whooshing Deadlines. Näiden käytön aloittaminen vie hieman enemmän aikaa, sillä sovellukseen on ensin syötettävä asiakkaiden tiedot, hintatiedot ja muita perustietoja. Mutta kun pohjatyöt on kerran tehty, uusien toimeksiantojen kirjaaminen käy nopeasti. Tällaisten järjestelmien hyötyjä ovat niiden tarjoamat raporttimahdollisuudet esimerkiksi laskutusta ja omien työmäärien seurantaa varten.

Näihin ja muihinkin verkosta löytyviin projektinhallintasovelluksiin kannattaa tutustua. Kolmenkymmenen päivän ilmaisen koekäytön aikana huomaa kyllä, sopiiko järjestelmä omiin tarpeisiin vai ei. 

Vinkki: Jos aiot vaihtaa projektinhallintaan käyttämääsi menetelmää, kannattaa kokeilun aikana tehdä kirjaukset sekä vanhaan että kokeiltavana olevaan järjestelmään. Jos kokeiltava järjestelmä ei tunnukaan omalta, kaikki tiedot ovat tallessa vanhassa järjestelmässä.

Mitä työkirjanpidon on hyvä sisältää?

Työkirjanpitoon käytetty menetelmä voi olla juuri niin suppea tai laaja kuin omiin tarpeisiin tuntuu sopivalta. Jokaisesta toimeksiannosta kannattaisi kuitenkin kirjata vähintään tilauspäivä, asiakasyrityksen ja tilaajan nimi, toimeksiannon kuvaus (mahdollinen asiakkaan tilausviite), sovittu toimituspäivä ja -kellonaika sekä työn hinta. 

Itse pidän näiden lisäksi kirjaa töiden laajuudesta (sanamäärästä) ja töihin kuluneesta ajasta. Näin pystyn tunnistamaan kannattavat ja kannattamattomat työt ja asiakkaat. Lisäksi kirjaan ylös kollegoilla teettämieni alihankintatöiden kustannukset, jotta voin tarkistaa heitä tulevien laskujen oikeellisuuden.

Yksinkertaisimmillaan työkirjanpito voi näyttää tältä.

Töiden kirjaamisen rutiinit

Toimeksiannot kannattaa kirjata työkirjanpitoon melko pian niiden vahvistuttua, jotta ne eivät vahingossa jää tekemättä. Minulla on tapana työpäivän mittaan vain kuitata tilaukset asiakkaille nopeasti ja merkitä niihin liittyvät sähköpostiviestit lukemattomiksi. Kirjaan sitten kaikki kirjaamattomat työt ja tallennan niihin liittyvät tiedostot työkansioihin jonakin sopivana hetkenä, esimerkiksi kun olen saanut kiireisimmät työt toimitettua, ennen lounastaukoa tai päivän päätteeksi. Näin töiden kirjaaminen ei keskeytä hyvää käännösflow’ta. Tärkeintä on löytää itselle parhaiten sopiva tapa, jotta kirjaamisesta tulee sujuvaa rutiinia eikä se unohdu.

Huolellisesti tehty työkirjanpito nopeuttaa työskentelyä ja takaa, että kaikki työt tulevat tehdyiksi ja myöhemmin myös laskutetuiksi. Asiakkailla on usein erilaisia laskutukseen liittyviä vaatimuksia. Laskulle pitää esimerkiksi merkitä asiakkaan laskutusviite, jotta yrityksen talousosasto pystyy kohdistamaan laskun oikein ja hyväksyttämään sen oikeilla henkilöillä. Oikeat laskumerkinnät auttavat huolehtimaan siitä, että maksutkin tulevat ajallaan. Siksi tällaiset tiedot on tärkeää kirjata ylös huolellisesti.

Summa summarum

Hyvät työkirjanpitorutiinit tehostavat työskentelyä: Olet aina selvillä työtilanteestasi, kapasiteetistasi ja aikatauluistasi. Työt tulevat tehdyiksi ja myös laskutetuiksi ajallaan. Se saa sinut vaikuttamaan ammattimaiselta ja auttaa pitämään toimintasi rahavirran tasaisena. 

Lataa tästä käyttöösi Excel-mallipohjat. Voit muokata niitä omiin tarpeisiisi sopiviksi lisäämällä tai poistamalla sarakkeita.

MILI VIITA

Kääntäjä, yrittäjä

Mili Viita on yksi Kääntäjämestarin kirjan tekijöistä, markkinointiin erikoistunut asiatekstinkääntäjä ja iloisen yrittäjyyden evankelista. Milillä on kokemusta sekä käännöstoimistosta työskentelystä että yrittäjyydestä. Erityisen lähellä Milin sydäntä on asiakaslähtöisyys, ja Mili pyrkiikin tekemään kielipalvelualasta paremman niin sillä toimiville asiantuntijoille kuin heidän asiakkailleen.

• LinkedIn

Artikkeli Käytännön vinkkejä tehokkaaseen projektinhallintaan julkaistiin ensimmäisen kerran Kääntäjämestarin kirja.

Tätä pohtii moni aloittava kääntäjä ja elämän- ja työtilanteiden muuttuessa myös kokeneempi kääntäjä, etenkin jos kaikki munat on tullut pantua samaan koriin eli luotettu yhteen suureen asiakkuuteen, joka syystä tai toisesta päättyy.

Jos aloittaisin muinaisista roomalaisista, sanoisin että koko elämä on verkostoitumista – niin kuin se onkin. Se on sitä, että entiset koulukaverit, lapsuuden kaverit, pelikaverit, kerhokaverit, naapurit ja kylänmiehet tietävät, mitä teet työksesi. Aina ei tarvitse olla luotaantyöntävästi myymässä, vaan ihan missä tahansa, vaikka pihatalkoissa, voit jutustella naapurin kanssa ja kertoa, mitä teet työksesi, se voi ennemmin tai myöhemmin poikia myös töitä. Itselläni on asiakkuuksia tullut entisten koulukavereiden kautta – joko he itse tai he ovat vinkanneet minut jollekulle, ja olenpa jopa ihka oikean työpaikankin (eli työsuhteen) saanut opiskelukaverini kautta.

Aloittelijan on helpointa kokemuksen kerryttämisvaiheessa saada sysättyä jalkansa oven rakoon ihan perinteisellä työnhakumenetelmällä eli lähestymällä mahdollisimman monia suurempia kotimaisia ja etenkin ulkomaisia käännöstoimistoja täyttämällä lomakkeita ja lähettämällä CV:itään rekrytointiosoitteisiin. Puuduttavaa ja raakaa työtä monesti ilman mitään vastakaikua, mutta joskus se pää aukeaa pitkäaikaiseen asiakkuuteen. Oma pisin asiakkuuteni on kestänyt jo 27 vuotta, kontaktin sain – yllätys, yllätys – opiskelijavaihtokaverin kautta.

Jos olet kova pitchaaja ja palopuheiden pitäjä, erilaiset myynti- ja verkostoitumistilaisuudet voivat olla oiva paikka, mutta niissä osallistujien täytyy olla harvinaisen otollista asiakaskuntaa. Monet verkostoitumistilaisuudet tuntuvat olevan täynnä vain innokkaasti myymään tulleita verkostoitujia, joilla ei ole aikaa kuunnella, mitä muut verkostoitujat tekevät ja olisiko heidän kanssaan mahdollista saada synergiavaikutuksia. Suomessa asuvana ja toimivana ja suomeen päin kääntävänä markkinat tuntuvat usein olevan muualla – suomalaiset ovat kiinnostuneita kansainvälistymään eikä itselläni ole heille välttämättä mitään tarjottavana. Mutta sen lisäksi monilla paikkakunnilla on erilaisia yrittäjätapahtumia, co-working-tiloja, verkostoitumistilaisuuksia, joissa voi rennommin kokoontua tutustumaan potentiaalisiin yhteistyökumppaneihin – sellaisina näkisin kääntäjänä myös asiakkaat, sillä yhteistyöllä syntyy myös se paras käännöskin.

Edellä olen käsitellyt verkostoja lähinnä myynnin ja asiakkaiden saamisen näkökulmasta, mutta erittäin suuri merkitys on yhteistyö- ja tukiverkostoilla. Tukiverkostoja ovat kollegat, joille voi purkaa huoliaan ja murheitaan sekä mahdollista töiden ylivuotoa ja joiden kanssa voi pallotella termiongelmia, voi tehdä oikolukuyhteistyötä, yhteisprojekteja, pohtia hinnoitteluasioita ja kaikkea mahdollista ja mahdotonta omaan työhön ja sen ulkopuolelle liittyvää. Kollegoilta kuulet niksit ohjelmistojen käyttöön, vihjeet parhaista ohjelmistoista ja käytännöistä, opit uutta, ja toisaalta kuulet myös vinkit mahdollisista vältettävistä asiakkaista tai yhteistyökumppaneista – mikä sekin on tärkeää. Vaikka hyvä tapa oppia onkin kantapään kautta, niin vähemmän kirpaisee, jos asian oppii kaverin tai kollegan kantapään kautta ja pystyy itse ongelman välttämään.

Tukiverkostoja voi saada eri alojen yrittäjistä – teit töitä sitten freelancer-, yrittäjä-, kääntäjä- tai millä tahansa tittelillä. Kun katselee maailmaa välillä muiden yrittäjien (ja niiden potentiaalisten asiakkaiden) silmin, näkee ehkä jotain uutta omassa työssäänkin. Tai huomaa sen, että loppujen lopuksi me kaikki pyörimme lähtökohtaisesti samojen ongelmien ympärillä oli liikevaihto sitten 40 000, 400 000 tai 4 000 000 euroa vuodessa. Tietyt periaatteet ovat aina samat.

Yrittäjä ei näkyvyydellä elä, vaan elämiseen tarvitaan riihikuivaa rahaa, vaikka se olisikin bitteinä tilillä tai pankkikortin sirulla. Mutta sen verran pitää jokaisen itsensä työllistävän näkyä, että sinut voidaan löytää verkosta – some-näkyvyys ei sentään onneksi ole elinehto sen enempää ekstrovertille kuin introvertillekään kääntäjälle, mutta jotkin yhteystiedot verkosta pitää löytyä, vaikka sinä olisit se, joka toimeksiantoja etsii. Jonkinlainen verkkopresenssi kertoo, että olet olemassa ja että sinut voi tavoittaa: nettisivut, LinkedIn-profiili – jokin, joka kertoo ammattiosaamisestasi. Viime aikoina itselleni on tullut valtavasti huijausviestejä eri nimillä ja tarinoilla, jotka kertovat erinomaisesta suomen kääntämisen taidoista, joista itse suomenkielisenä tietysti näen, että tämä tyyppi nyt ei ainakaan suomea käännä mihinkään suuntaan – myös tästä syystä näen oman ammattilaisprofiilin vahvistamisen vaikka passiivisellakin profiililla erittäin tärkeänä, että sinut voi löytää joltakin uskottavalta sivustolta tai vaikka alan liiton jäsenluettelosta.

Hyvä asia on, että verkostoitua voi monella tapaa, jokaiselle löytyy se itselle sopivin muoto. Paras yhdistelmä syntyy tietysti yhdistämällä nämä kaikki – koko elämän, verkostoitumistilaisuudet, kollegaverkostot, tukiverkostot ja näyttäytymisen silloin tällöin oman alan konferensseissa ja muissa tilaisuuksissa, jokainen uusi koulutustilaisuus on samalla jonkinlainen verkostoitumistilaisuus. Palvellessani asiakkaita pyrin löytämään heille kääntäjän silloinkin, kun en itse ehdi tai pysty kääntämään, ja silloin ehdottoman tärkeää on, että voin suositella kollegaa. En koskaan suosittele tuntematonta kollegaa, vaan vain sellaisia, jotka olen todennut täyspäisiksi ja taitaviksi – suosittelu on aina myös uhka itselle, sillä jos suosittelen tyyppiä, joka ei vastaa asiakkaan laatuvaatimuksia, asetan myös oman maineeni vaakalaudalle. Suositteluun ei myöskään riitä, että tyyppi osaa kääntää, vaan hänen pitää osata myös kommunikoida asiakkaiden kanssa. Tätäkään en kollegoista tiedä, ellen ole verkostoitunut heidän kanssaan ja tehnyt yhteistyötä.

Summa summarum: Verkostoitua pitää itse. Kukaan ei löydä sinua, jollet muista kertoa olevasi olemassa. Sen sijaan tapoja on monia niin, että jokaisen on mahdollista löytää omat tapansa, omaan persoonaansa sopivat tapansa. Verkostoitua pitää myös monimuotoisesti, älä ajattele sitä pelkästään asiakashankintana, vaan muista ne tukiverkostot, hengenheimolaiset, sitä kautta olet selvillä kohtuullisesta hintatasosta, kohtuullisista työn tekemisen ehdoista. Verkostojen avulla palvelet asiakkaitasi ja asiakkaasi löytävät sinut. Kääntäjämestarin kirja on osoitus yhden kollegaverkoston yhteistyöstä, joka sai alkunsa kollegan puuskahduksesta suljetussa some-ryhmässä, että kyllä tällaista tarvittaisiin – ja niin se tehtiin. Itse.

Mirka Lahti

Kääntäjä

Mirka Lahti on asiatekstinkääntäjä, joka kääntää saksasta, ruotsista, englannista, norjasta ja tanskasta suomeksi, Kääntäjämestarit ry:n perustajajäsen, Suomen kääntäjien ja tulkkien liiton entinen aktiivijäsen sekä Hervannan Yrittäjien ja Tampereen yrittäjien puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus liittyy Mirkan #kieli2022-konferenssissa pitämäänsä esitykseen Kannattavuus kasvuun ja näkyvyys nousuun verkostojen avulla.

• X
• LinkedIn

Artikkeli Mistä niitä verkostoja oikein saa? julkaistiin ensimmäisen kerran Kääntäjämestarin kirja.