Käytännön vinkkejä tehokkaaseen projektinhallintaan

Mili Viita, kääntäjä, yrittäjä

Itsensätyöllistäjän on tärkeää huolehtia hyvästä projektinhallinnasta, jotta oma työarki sujuu. Sillä ei ole suurtakaan merkitystä, käyttääkö projektinhallintaan erityistä siihen tarkoitettua järjestelmää, Exceliä tai vaikkapa ruutuvihkoa. Tärkeintä on valita itselleen toimiva tapa järjestää toimeksiantojen tiedot siten, että kaikki tarvittava on yhdessä paikassa ja helposti löydettävissä. Kääntäjämestarin kirjan luvussa 10 käsitellään projektinhallintaa yleisesti ja sen hyötyjä itsensätyöllistäjälle. Tässä blogikirjoituksessa annan käytännön vinkkejä työkirjanpitoon ja hyvään omien toimeksiantojen hallintaan.

Meillä kieliasiantuntijoilla on harvoin työn alla tai varattuna kerrallaan vain yksi toimeksianto. Tavallisesti työkalenteri täyttyy useista rinnakkain, limittäin ja lomittain tehtävistä erikokoisista käännös- ja tulkkaustoimeksiannoista. 

Tehtävänä voivat olla yhtä aikaa esimerkiksi iso projekti, jota työstetään joka päivä muutaman viikon ajan, lukuisia pikkutöitä, jotka vievät muutamasta minuutista varttiin, sekä joitakin päivän tai parin päivän toimeksiantoja. Oikein silpputöisenä viikkona toimeksiantoja voi kertyä jopa kymmeniä. Mitä enemmän yksittäisiä töitä on, sitä tärkeämpää on pitää niiden tiedot järjestyksessä.

Projektinhallinta Excelissä

Mitä monipuolisempaa oma liiketoiminta on, sitä tärkeämpää on pitää toimeksiantojen tiedot järjestyksessä. Jos työn alla on kulloinkin aina korkeintaan yksi toimeksianto kerrallaan, projektinhallintaan voi riittää vaikka liimalappu. 

Jos asiakkaita ja toimeksiantoja taas on paljon tai jos osaan toimeksiannoista käyttää alihankkijoita, tiedot on tärkeää kirjata huolellisesti. Näin on helppo huolehtia siitä, että projektien kaikki vaiheet toteutuvat ajallaan, omien asiakkaiden laskutus tapahtuu hallitusti ja alihankkijoiden laskut pitävät paikkansa.

Suosittelen kuitenkin yksinkertaiseenkin työkirjanpitoon Exceliä, sillä siitä tietoja pystyy hakemaan ja suodattamaan eri tavoin. Blogikirjoituksen lopusta voit ladata suppean ja laajan Excel-mallin kokeiltavaksi. Työkirjanpitotiedosto on lisäksi hyvä tallentaa pilveen, jolloin työtilanteen pystyy tarkistamaan myös puhelimella silloin, kun kone ei ole mukana tai päällä. 

Projektinhallinta järjestelmässä

Projektinhallintaan on myös lukuisia sovelluksia, kuten Monday, LSP.expert ja Whooshing Deadlines. Näiden käytön aloittaminen vie hieman enemmän aikaa, sillä sovellukseen on ensin syötettävä asiakkaiden tiedot, hintatiedot ja muita perustietoja. Mutta kun pohjatyöt on kerran tehty, uusien toimeksiantojen kirjaaminen käy nopeasti. Tällaisten järjestelmien hyötyjä ovat niiden tarjoamat raporttimahdollisuudet esimerkiksi laskutusta ja omien työmäärien seurantaa varten.

Näihin ja muihinkin verkosta löytyviin projektinhallintasovelluksiin kannattaa tutustua. Kolmenkymmenen päivän ilmaisen koekäytön aikana huomaa kyllä, sopiiko järjestelmä omiin tarpeisiin vai ei. 

Vinkki: Jos aiot vaihtaa projektinhallintaan käyttämääsi menetelmää, kannattaa kokeilun aikana tehdä kirjaukset sekä vanhaan että kokeiltavana olevaan järjestelmään. Jos kokeiltava järjestelmä ei tunnukaan omalta, kaikki tiedot ovat tallessa vanhassa järjestelmässä.

Mitä työkirjanpidon on hyvä sisältää?

Työkirjanpitoon käytetty menetelmä voi olla juuri niin suppea tai laaja kuin omiin tarpeisiin tuntuu sopivalta. Jokaisesta toimeksiannosta kannattaisi kuitenkin kirjata vähintään tilauspäivä, asiakasyrityksen ja tilaajan nimi, toimeksiannon kuvaus (mahdollinen asiakkaan tilausviite), sovittu toimituspäivä ja -kellonaika sekä työn hinta. 

Itse pidän näiden lisäksi kirjaa töiden laajuudesta (sanamäärästä) ja töihin kuluneesta ajasta. Näin pystyn tunnistamaan kannattavat ja kannattamattomat työt ja asiakkaat. Lisäksi kirjaan ylös kollegoilla teettämieni alihankintatöiden kustannukset, jotta voin tarkistaa heitä tulevien laskujen oikeellisuuden.

Yksinkertaisimmillaan työkirjanpito voi näyttää tältä.

Töiden kirjaamisen rutiinit

Toimeksiannot kannattaa kirjata työkirjanpitoon melko pian niiden vahvistuttua, jotta ne eivät vahingossa jää tekemättä. Minulla on tapana työpäivän mittaan vain kuitata tilaukset asiakkaille nopeasti ja merkitä niihin liittyvät sähköpostiviestit lukemattomiksi. Kirjaan sitten kaikki kirjaamattomat työt ja tallennan niihin liittyvät tiedostot työkansioihin jonakin sopivana hetkenä, esimerkiksi kun olen saanut kiireisimmät työt toimitettua, ennen lounastaukoa tai päivän päätteeksi. Näin töiden kirjaaminen ei keskeytä hyvää käännösflow’ta. Tärkeintä on löytää itselle parhaiten sopiva tapa, jotta kirjaamisesta tulee sujuvaa rutiinia eikä se unohdu.

Huolellisesti tehty työkirjanpito nopeuttaa työskentelyä ja takaa, että kaikki työt tulevat tehdyiksi ja myöhemmin myös laskutetuiksi. Asiakkailla on usein erilaisia laskutukseen liittyviä vaatimuksia. Laskulle pitää esimerkiksi merkitä asiakkaan laskutusviite, jotta yrityksen talousosasto pystyy kohdistamaan laskun oikein ja hyväksyttämään sen oikeilla henkilöillä. Oikeat laskumerkinnät auttavat huolehtimaan siitä, että maksutkin tulevat ajallaan. Siksi tällaiset tiedot on tärkeää kirjata ylös huolellisesti.

Summa summarum

Hyvät työkirjanpitorutiinit tehostavat työskentelyä: Olet aina selvillä työtilanteestasi, kapasiteetistasi ja aikatauluistasi. Työt tulevat tehdyiksi ja myös laskutetuiksi ajallaan. Se saa sinut vaikuttamaan ammattimaiselta ja auttaa pitämään toimintasi rahavirran tasaisena. 

Lataa tästä käyttöösi Excel-mallipohjat. Voit muokata niitä omiin tarpeisiisi sopiviksi lisäämällä tai poistamalla sarakkeita.