tarjouksesta syntyvä sopimus
Sopimus syntyy usein tarjousprosessin tuloksena. Asiakas pyytää tarjouksen ja ilmoittaa, mitä ja millä ehdoin hän tarvitsee. Joskus asiakas tietää vain, että hän tarvitsee kääntäjää tai tulkkia, mutta ei osaa määritellä tarpeitaan kovin tarkasti eikä tunne alan käytäntöjä — onhan kyse asiantuntijapalveluista, joista muilla aloilla toimivat eivät useinkaan tiedä kovinkaan paljon. Tällöin on kääntäjän on osattava kysellä, neuvoa ja tarjota vaihtoehtoja, jotta hän voi tehdä tarkoituksenmukaisen tarjouksen ja asiakas saada sitä, mitä hän todella tarvitsee. Kun tarvittava/tarjottava palvelu on yhdessä saatu määritettyä, kääntäjä antaa tarjouksensa. Tarjouksessa on ilmoitettava ehdot, joiden mukaan palvelu toimitetaan. Sitten asiakas voi hylätä tarjouksen, tehdä vastatarjouksen tai hyväksyä tarjouksen.
Jos asiakas hylkää tarjouksen, se raukeaa eikä sido enää kumpaakaan osapuolta.
Asiakas voi myös tehdä vastatarjouksen eli hän voi ehdottaa muutoksia esimerkiksi hintaan tai muihin ehtoihin. Sen jälkeen myyjä voi hylätä vastatarjouksen, mikä vapauttaa hänet tarjouksen sitovuudesta, tai jatkaa neuvotteluja. Lopulta ollaan tilanteessa, jossa tarkennettu tarjous joko hyväksytään eli se tulee sitovaksi tai hylätään eli se raukeaa.
Kun asiakas hyväksyy tarjouksen ehtoineen, syntyy sopimus: asiakas sitoutuu hankintaan tarjouksen mukaisesti ja myyjä sitoutuu toimittamaan palvelun luvattujen ehtojen mukaisesti. Tässä vaiheessa vetäytyminen saattaa synnyttää vastuita kummallekin osapuolelle. Esimerkiksi jos asiakas peruuttaakin tilauksen tarjouksen vahvistamisen jälkeen, myyjälle saattaa syntyä oikeus korvaukseen hänelle syntyneestä vahingosta.
Tärkeää on se, että kaikki ehdot ilmaistaan tarjouksessa tarkasti, sillä ehdot, joita ei mainita tarjouksessa, eivät tule osaksi sopimusta. Ehtoja ovat esimerkiksi hinta, toimitusaika ja kommenttikierrosten määrä. Asiat on siis käytävä huolellisesti läpi, ennakoitava erimielisyyksiä mahdollisesti aiheuttavat asiat ja selvitettävä epäselvät yksityiskohdat, ennen kuin sopimus syntyy.
Käytännössä on hyvä laatia itselleen tarjous- ja sopimuspohja, jossa on lueteltuna tarjouksessa tavallisesti läpikäytävät tilauskohtaiset asiat (esim. kieliyhdistelmät, aikataulut, oikoluvut, kommentoinnit) sekä mukana yleiset ehdot (esim. maininnat palvelun hyväksymisestä ja reklamointimahdollisuuksista, hinnat, laskutus- ja maksuehdot, vastuut). Tarjouksessa voi olla selväsanainen maininta siitä, että tarjouksen hyväksyminen johtaa sen sisältöisen sopimuksen syntymiseen.