Näin parannat (käännös)tekstisi käytettävyyttä ja kognitiivista saavutettavuutta

Eeva Öörni, kielen ja viestinnän asiantuntija

Palvelujen saavutettavuus kattaa myös niiden tekstit. Toisaalta sellaisetkin yritykset, joita saavutettavuusvaatimukset eivät suoraan koske, haluavat tarjota asiakkailleen helppokäyttöisiä palveluja. Tuotteet ja palvelut voivat olla vain niin käytettäviä ja saavuttavia kuin niiden tekstit ovat.

Tästä bloggauksesta saat vinkkejä siihen, mitä voit kääntäjänä tai kirjoittajana tehdä, jotta tekstistä tulisi käytettävää ja saavutettavaa. Näkökulma on tekstin selkeydessä ja ymmärrettävyydessä eli kognitiivisessa saavutettavuudessa.

Tekstin käytettävyys ja kognitiivinen saavutettavuus ovat pitkälti sama asia. Eroa on siinä, mistä näkökulmasta asiaa katsotaan:

• Palvelun tekstien käytettävyyttä arvioidaan käyttökokemuksen helppouden, nopeuden ja miellyttävyyden kannalta. Näkökulma on silloin palvelun tavallisen tai tyypillisen käyttäjän näkökulma.
• Tekstin kognitiivisessa saavutettavuudessa taas on kyse siitä, onko palvelun käyttö mahdollista silloinkin, kun lukeminen tai luetun ymmärtäminen on tavallista vaikeampaa.

Kun tekstistä tehdään käytettävämpää, yleensä siitä tulee samalla saavutettavampaa, ja toisinpäin. 

Nämä vinkit perustuvat ohjeisiin, joita esittelen kirjassa Selkeä kieli, toimivat tekstit – opas asiakastekstien käytettävyyteen. Täydennän kirjan ohjeita omilla kokemuksillani käännösten parista.

1. Sano asiat tavallisesti

Asiakastekstit ovat yleensä asiatekstejä, eli asiakkaat odottavat niiltä asiallisuutta. Korostuneen muodollisen ja paperinmakuisen asiakasviestinnän aika on kuitenkin ohi. Useimmiten parhaiten toimii tavallinen, melko arkinenkin kieli.

Vertaa esimerkiksi seuraavia:

Mikäli suoritus on jo tehty, tämä viesti on aiheeton.

Jos olet jo maksanut laskun, sinun ei tarvitse tehdä mitään.

Voit hakea mallia ”tavallisesti sanomiseen” siitä, miten asiat sanottaisiin puheessa. En tarkoita, että asiakasteksteissä voisi käyttää puhekieltä – se ei useimmiten ole hyvä idea. Enemmänkin kyse on siitä, että puheessa harvemmin käytetään vaikeita rakenteita tai yltiövirallisia ilmauksia. Niiden puuttuminen on ymmärrettävyyden kannalta hyvä piirre, jota kannattaa lainata myös kirjoittamiseen.

Käännöksen tilaajana olen joskus törmännyt siihen, että tavallisuuteen tähtäävästä lähtötekstistä onkin tullut virallisen kuuloinen käännös. Se ei ole omiaan edistämään käytettävyyttä, saavutettavuutta tai organisaation puhetavan yhtenäisyyttä. Uskon, että yhä useampi käännösten ostaja ja tilaaja tunnistaa noiden asioiden tärkeyden.

2. Tuo tekstiin konkretiaa

Konkreettiset sanat auttavat lukijaa ymmärtämään, mitä tekstissä kerrotut asiat tarkoittavat käytännössä. Selkeä kieli, toimivat tekstit -kirjassa puhun kytkemisestä: tekstiä on helpompi ymmärtää, kun kytket tekstin asiat lukijan elämään.

Jos teksti on kovin abstraktia, lukija joutuu päättelemään ja jopa arvailemaan, mikä on sanotun käytännön merkitys. Tällöin lukeminen on työlästä ja turhauttavaa, toisin sanoen kognitiivisesti kuormittavaa. Ja kun omaa päättelyä tarvitaan paljon, mikään ei takaa, että tulkinnat ovat oikeita.

Käännettävän lähtötekstin ilmaisu ei aina ole erityisen konkreettista. Jos voit, tuo konkretiaa käännökseen – teet sillä palveluksen lukijalle.

Työskentelin pitkään käännöstoimiston kielenhuoltajana. Noilta ajoilta muistan lähtöteksteistä ilmauksen ”foreign matter”. Sen suomenkielinen vastine tuntui hassun abstraktilta esimerkiksi tavallisen kameran käyttöohjeessa: Tarkista, ettei kameran linssissä ole vierasmateriaalia. 

Usein päädyimmekin kääntäjän kanssa konkreettisempaan ilmaukseen: Tarkista, ettei kameran linssissä ole likaa tai roskia.

3. Kirjoita tekijä esiin

Me suomenkieliset käytämme teksteissä suhteellisen paljon passiivimuotoisia verbejä, jotka kätkevät tekijän. Muissa kielissä, kuten englannissa, ei passiivia käytetä yhtä paljon. Niissäkin esiintyy silti substantiivityyliä, joka yhtä lailla jättää hämärän peittoon ymmärtämisen kannalta tärkeitä asioita.

Seuraavan esimerkin substantiivityylinen virke voi nopeasti katsoen näyttää selvältä:

Tilanteen muuttuminen edellyttää asukkailta aktiivista toimintaa.

Sen voi kuitenkin tulkita kahdella eri tavalla:

Koska tilanne on muuttunut, asukkaiden täytyy toimia aktiivisesti.

Jotta tilanne muuttuisi, asukkaiden täytyy toimia aktiivisesti.

Onko tilanteen muuttuminen siis syy (koska) vai tavoite (jotta)? Jotta se olisi selvää, substantiivityylin sijaan kannattaa käyttää aktiivisia lauseita, jotka ilmaisevat selkeästi tekijän ja syy-seuraussuhteet.

Lähtötekstissä ei aina ole kirjoitettu toimijoita tai asioiden välisiä suhteita suoraan näkyviin. Jos kuitenkin pystyt ne päättelemään, voit helpottaa lukijan työtä kirjoittamalla virkkeet selkeämmiksi kuin ne alkujaan ovat.

4. Älä aloita yksityiskohdilla

Kiinnitä huomiota siihen, missä järjestyksessä esität asiat virkkeen tai tekstikohdan sisällä. Jos avaat virkkeen tai kappaleen yksityiskohdilla, lukija ei pysty vielä kiinnittämään niitä mielessään mihinkään. Aloita mahdollisuuksien mukaan tavalla, joka heti avaa lukijalle asian yleistä merkitystä ja kytkee sen käytännön elämään. Sen jälkeen tarkempikin tieto saa merkityksensä.

Kokeile vaikka itse:

Tiistai-illan 12. maaliskuuta iltakuuden ja keskiviikkoaamun 13. maaliskuuta aamukuuden välisenä aikana Niementien tunnelissa tehdään huoltotöitä.  Huollon ajan tunneliparin Helsinkiin suuntautuva tunneliputki on suljettuna liikenteeltä.

Niementien tunneli on ensi tiistaina suljettuna Helsingin suuntaan illan ja yön ajan. Tunnelin huoltotyöt alkavat tiistaina 12.3. klo 18 ja päättyvät keskiviikkoaamuna klo 6.

5. Vahdi virkkeiden pituutta

Virkepituus on yksi niistä piirteistä, jotka jo silmäiltäessä kertovat tekstin käytettävyydestä ja saavutettavuudesta. Helppolukuisessa tekstissä virkkeet ovat lyhyitä.

Luettaessa yksittäiset sanat säilyvät työmuistissa joidenkin sekuntien ajan. Ymmärtämisen kannalta on olennaista, että virkkeen sisältämät ajatukset ehtivät täydentyä merkitykselliseksi kokonaisuudeksi, ennen kuin sanat haihtuvat muistista. Palailun tarve tekee lukemisesta hidasta ja vaivalloista (eli kognitiivisesti kuormittavaa).

Kotimaisten kielten keskuksen ohjeissa 15 sanaa mainitaan rajana, jonka jälkeen kannattaa tarkistaa, kannattaisiko asia jakaa kahteen virkkeeseen. (Tämä koskee suomenkielistä tekstiä; esimerkiksi englannin kielessä raja on lähempänä 25:tä sanaa kielten rakenteellisten erojen vuoksi.)

Jos virkkeessä on ja-sanalla yhdistettyjä päälauseita, ne on usein luontevaa katkaista omiksi virkkeikseen. Myös kuvailujen kasaumia ja määriteketjuja kannattaa purkaa.

Meiltä löydät sinivaloa suodattavalla pinnoitteella varustettuja lukulaseja sekä vahvuuksilla että ilman, ja valikoimissa on myös sinivalosuojauksen integroituna ominaisuutena tarjoavia linssejä.

Meiltä löydät lukulaseja, joissa on sinivaloa suodattava pinnoite. Niitä on sekä vahvuuksilla että ilman. Valikoimissamme on myös linssisarja, jossa sinivalosuojaus on linssissä itsessään.

Olennaista on huomioida myös tekstin käyttötilanne ja -ympäristö. Erityisen napakkaa ja helppolukuista ilmaisua tarvitaan teksteissä, joiden lukijan huomio jakautuu moneen suuntaan. Tällaisia ovat esimerkiksi taide- ja muiden näyttelyjen tekstit. Myös laitteiden ja sovellusten käyttöliittymätekstit täytyy pitää hyvin ytimekkäinä.

Käännöksen käytettävyys on arvokasta sekä lukijalle että tilaajalle

Tuntuivatko nämä vinkit enimmäkseen tutuilta – sellaisilta, joita noudatat työssäsi jo nyt? Hyvä! Sitten sinun kannattaa varmistaa, että viestit tämän myös käännösten tilaajille. Heille on arvokasta, että teksti täyttää lukijoidensa tarpeet ja toisaalta myös laissa säädetyt vaatimukset. Jos työsi auttaa täyttämään nuo tarpeet, se kannattaa ehdottomasti kertoa.

Tekstejä käännetään ja kirjoitetaan nyt yhä useammin tekoälyn avulla. Kuitenkin vain ihminen voi aidosti ymmärtää toisia ihmisiä ja heidän tarpeitaan. Tekstin tuottajina emme voi kilpailla tekoälyn kanssa määrällisessä tehokkuudessa. Kone ei kuitenkaan pysty varmistamaan, että tekstit ovat lukijoilleen hyödyllisiä tai merkityksellisiä ja toimivat hyvin tarkoituksessaan. Siksi käytettävyys, saavutettavuus ja yleisesti lukijalähtöisyys ovat asioita, joihin kääntäjän ja kirjoittajan kannattaa ehdottomasti panostaa.